Komponen Dasar Sistem Informasi SDM
Sistem informasi sumber daya manusia terbentuk dari beberapa komponen. Setiap komponen harus berfungsi secara benar agar sistem ini berfaedah bagi organisasi. Pada intinya sistem merupakan seperangkat aktivitas yang mengambil masukan, mengubahnya ke dalam unsur yang berguna, dan mengeluarkan unsur itu ke tempat yang dapat dimanfaatkan. Ada 3 komponen fungsional utama dalam setiap informasi sumber daya manusia, yaitu:
- Fungsi Masukan: Fungsi masukan memasukkan informasi personalia ke dalam sistem informasi sumber daya manusia. Fungsi ini mencakup prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Informasi karyawan, kebijakan dan prosedur sumber daya manusia, dan informasi yang berhubungan dengan personalia lainnya mesti dimasukkan ke dalam sistem supaya dapat digunakan. Informasi tersebut biasanya dimasukkan dari dokumen ke dalam komputer. Dalam banyak aspek, sistem informasi sumber daya manusia terkomputerisasi lebih unggul daripada sistem manual.
- Fungsi Pemeliharaan Data: Setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeiharaan data akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang sudah ada. Pada saat perubahan (misalnya kenaikan gaji dll) berlangsung dalam informasi sumber daya manusia, informasi ini harus dimasukkan ke dalam sistem. Ketika data baru dimasukkan ke dalam sistem, sangatlah penting untuk menyimpan data lama dalam bentuk informasi historis.
- Fungsi Keluaran: Fungsi yang paling nyata dari sebuah sistem informasi sumber daya manusia adalah keluaran yang dihasilkannya. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai komputer sistem informasi sumber daya manusia harus mengolah keluaran itu, melakukan komputasi yang diperlukan, dan kemudian memformat penyajiannya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.
Sebagian besar pelaporan sumber daya manusia terdiri dari :
- Pemilihan sebuah segmen dari seluruh populasi untuk evaluasi lebih lanjut, pemilihan biasanya berdasarkan nilai-nilai dari unsur-unsur seperti kelas/klasifikasi gaji, usia, jenis kelamin, departemen dan lain-lain
- Pelaksanaan beberapa kalkulasi dengan menggunakan populasi sebelumnya yang dipilih dalam butir 1 seperti perhitungan gaji rata-rata, kenaikan merit rata-rata dan lain-lain
- Penyediaan laporan yang berisi informasi spesifik mengenai populasi terpilih dan atau hasil kalkulasi.
Selain mampu menghasilkan sebuah laporan khusus menurut permintaan, fungsi keluaran harus mempunyai kapabilitas untuk menyediakan dan memutakhirkan sebuah pustaka laporan. Sebuah pustaka laporan pada dasarnya menyimpan program dan data historis yang diperlukan untuk menghasilkan laporan-laporan yang diminta secara berkala.
Kapabilitas penting lainnya adalah kemampuan untuk menghasilkan dokumen putaran. Dokumen putaran merupakan laporan sederhana yang menampilkan nilai data saat ini dan menyediakan tempat untuk mengindikasikan setiap perubahan. Dokumen ini dipakai untuk membantu pemutakhiran data.
0 komentar:
Posting Komentar